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商會檔案資料管理規定
來源:廣州市興寧商會    更新時間:2014-9-23    瀏覽:2234 次     打印此文  【

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  為做好商會檔案資料的保管,特制定《廣州市興寧商會檔案資料保管規定》。規定具體如下:

 

  一、下列資料視為商會檔案資料

  1、商會章程、財務管理制度、商會投資管理制度及相關規章制度。

  2、商會財務資料,包括商會會計、出納的帳本、原始憑證、財務報表、財務審計報表及其他有關財務往來憑據。

  3、商會會議資料,包括會員大會、理事大會、會長辦公會議的議題、記錄、會議紀要及有關資料

  4、商會會員資料,包括入會申請、營業執照復印件、身份證復印件及有關資料

  5、商會文件資料,包括商會報送政府、下發會員的文件。

  6、商會組織相關活動資料,包括做慈善、舉辦各種活動的資料

  7、商會函件資料,以商會名義發出與其他社團聯絡的文稿等

  上述商會檔案資料包括紙介質、磁介質、電子介質的載體形式和影像資料。

 

  二、商會檔案資料保管

  凡屬商會檔案資料,均由商會辦公室分類整理,妥善存放在商會會所。辦公室工作人員應及時收集各種資料歸檔。商會辦公室主任是商會檔案保管責任人。商會各部門負責人應該及時將有關資料交商會辦公室整理歸檔。

 

  三、商會檔案資料使用管理

  商會檔案資料,如需使用,需經辦理使用手續。使用完后要及時歸還商會辦公室。使用時原則上要經會長批準。辦公室要確保商會檔案安全,不得丟失。

  本規定須經商會會長辦公會議討論決定,后提交商會理事大會通過執行。

 

 

                                廣州市興寧商會

                                2014年8月

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